Aide en ligne

Compilation de toutes les bulles d’aide (99)

aide session globale

Aide générale pour gérer une session

Pour que votre session soit publiable vous devez au minimum :

  • dans l’onglet Dates définir une ou des dates ainsi que les créneaux horaires (les dates et créneaux peuvent être modifiés à posteriori) ;
  • dans l’onglet Lieu définir un lieu où va se dérouler la session (peut également être modifié à posteriori) ;
  • si vous avez choisi une formation du catalogue, vérifiez dans l’onglet Formation que toutes les informations sont bien présentes et correctes ;
  • si vous avez créé une session unique sans lien avec le catalogue, vous devez remplir tout l’onglet Formation (eh oui) ;
  • dans l’onglet Session fixez un prix public par stagiaire, ainsi que la fourchette de stagiaires que vous acceptez et assurez-vous d’avoir au moins un formateur.

Il n’y a pas de notion de session inter, intra ou en sous-traitance. C’est le nombre ou la typologie de client qui gère cet aspect.

À partir de là, vous pouvez éventuellement rendre publique la session (si vous êtes dans une logique de session inter-entreprises) ou ajouter votre premier client dans l’onglet Clients/stagiaires.

brouillon

Brouillon

Commencez toujours par créer un brouillon de votre document puis visionnez-le en ouvrant le PDF.

Vérifiez que tous les textes marqués en rouge (les champs remplis automatiquement) sont corrects.

client adresse

Adresse du client

Adresse postale (sans la ville ni le code postal).

Nécessaire pour établir la facture.

client autres frais

Nature des frais annexes

À quoi correspondent les frais annexes.

client contact

Contact chez le client

Prénom et nom de la personne qui gère les aspects administratifs de cette session.

client contact email

Email du contact

Adresse email de la personne contact.

client cp ville

Code postal et ville

Code postal suivi de la ville, séparés par une espace.

Nécessaire pour établir la facture.

client creneaux

Créneaux contractualisés

Le client peut demander un allègement de la formation si certains modules sont déjà maîtrisés. Cela doit être le fruit d’une discussion entre le client et l’organisme de formation.

Vous pouvez alors décocher les créneaux qui ne concernent pas le client. Cela réduit la durée mais pas le tarif ! Vous définissez un tarif global, le tarif horaire est juste calculé.

client financement

Source de financement

Information nécessaire pour établir le bilan pédagogique et financier (cadre C). Elle peut être utile dans vos échanges avec le client.

Explications détaillées dans la notice 50199 (page 1). En résumé :

  • Entreprise pour la formation de ses salariés : le client (personne morale privée) paie la facture sans prise en charge ;
  • Organismes paritaires collecteurs ou gestionnaires des fonds de la formation : le client sollicite et obtient une prise en charge sur fonds mutualisés (typiquement via un OPCO) ; en l’absence de cadre particulier et pour des stagiaires salariés choisissez « plan de développement des compétences » (ex- plan de formation) ;
  • Pouvoirs publics pour la formation de leurs agents : financement public pour former des fonctionnaires ;
  • Pouvoirs publics pour la formation de publics spécifiques : financement public pour des bénéficiaires spécifiques (les régions et Pole emploi peuvent également financer des formations dans le cadre du CPF) ;
  • Contrats conclus avec des personnes à titre individuel et à leurs frais : pour les particuliers sans prise en charge ;
  • Contrats conclus avec d’autres organismes de formation : votre organisme est sous-traitant pour un autre organisme qui est l’organisateur ;
  • Autres produits : frais annexes, les montants mentionnés dans « autres frais » seront automatiquement classés sous cette étiquette.

client nature formation

Objectif de la prestation

Information nécessaire pour établir le bilan pédagogique et financier (cadre F – 3). Explications détaillées dans la notice 50199 (page 3).

Choisissez « autre formation professionnelle continue » si aucun autre choix ne convient. C’est celui à choisir lorsqu’il n’y a aucun cadre particulier.

client nb heure estime decimal

Nombre d’heures estimé

Par défaut le nombre d’heures est calculé en totalisant la durée de chaque créneau contractualisé.

Il est possible de passer outre, notamment si tout ou partie de la session se déroule à distance avec des temps de travail personnel ou si le client est un organisme de formation (vous êtes donc sous-traitant) et que vous n’avez pas défini de créneau.

client nb heures stagiaires

Nombre d’heures × stagiaires

Faites la somme des heures effectivement suivies par chacun des stagiaires.

Le résultat est au maximum le produit du nombre de stagiaires par le nombre d’heures, mais il peut être moindre si des stagiaires ont été absents à certains créneaux.

client nb stagiaires

Nombre de stagiaires

Votre client s’occupe de déclarer les stagiaires dans son bilan pédagogique et financier. Vous n’avez besoin que de connaître le nombre de stagiaires qu’il vous confie ainsi que le nombre d’heures suivies.

client nom

Nom du client

Raison sociale du client (ou prénom et nom seulement si le client est un particulier)

client num of

Numéro de déclaration d’activité

Numéro obtenu auprès de la Direccte qui est le minimum pour être reconnu comme organisme de formation (ou organisme de développement des compétences).

Votre client étant organisateur de la session, il doit pouvoir vous fournir une preuve de cette déclaration.

Aussi appelé numéro d’organisme de formation, il ne doit pas être confondu avec le numéro de Siret. Ce n’est pas non plus un agrément.

client numero contrat

Numéro de contrat

Numéro du contrat conclut avec ce client selon la nomenclature de votre organisme de formation.

client opco

Opérateurs de compétence

Mentionner le nom de l’opérateur de compétence est facultatif.

Cependant, il est utile de le connaître, chacun ayant ses spécificités administratives.

Vous pouvez trouver l’OPCO de votre client à partir de son numéro de Siret via CFADock.

client tarif total autres chiffre

Frais annexes

Montant des frais annexes (par exemple, frais pour déplacement, restauration, etc.). Si votre organisme est assujetti à la TVA, ces frais seront soumis à la TVA même si vos formations en sont exonérées.

client tarif total chiffre

Tarif total

Tarif total pour ce client. Inclus les frais annexes.

Une prochaine mise à jour séparera les frais de formation et les frais annexes pour gérer la TVA sans ambiguïté.

client telephone

Téléphone

Un numéro de téléphone où joindre le client (facultatif).

creneau active

Activation des créneaux

Par défaut tous les créneaux sont actifs, ce qui signifie que le client s’engage sur toute la durée.

Le client peut demander un allègement, c’est-à-dire, exonérer le suivi de certains créneaux à ses stagiaires parce qu’il maîtrisent déjà les sujets abordés. C’est au formateur ou à un responsable de valider ou non cet allègement après discussion avec le client.

creneau ajouter date

Ajouter une date

Cliquez pour ouvrir un calendrier. Vous pouvez cliquer sur la date choisie ou la saisir directement au format JJ/MM/AAAA.

creneau boutons edit

Créneaux

Les créneaux sont représentés par une vignette indiquant les heures de début et de fin, ainsi que la durée. Deux boutons vous permettent de :

 modifier le créneau ;
 supprimer le créneau.

Les boutons qui suivent vous permettent :

  • créneau : ajouter un créneau ;
  • copie +1j : crée une copie de cette ligne (tous les créneaux) pour le jour suivant ;
  • copie +7j : crée une copie de cette ligne (tous les créneaux) pour le même jour, une semaine plus tard ;

creneau heure debut

Heure de début

Heure et minutes du début du créneau.

creneau heure fin

Heure de fin

Heure et minutes de la fin du créneau.

creneau supprimer date

Supprimer la date

Supprime la date et tous ses créneaux. La suppression est irréversible.

creneau type

Type de créneau

  • présentiel : vous êtes présents avec vos stagiaires dans une même salle ;
  • à distance synchrone : vous êtes connectés en direct avec vos stagiaires via un outil de visio-conférence (par exemple BigBlueButton) ;
  • à distance asynchrone : ce temps est prévu pour du travail des stagiaires en autonomie pendant lequel vous êtes disponible pour répondre à leurs questions ;
  • AFEST : action de formation en situation de travail, dispositif avec des règles  particulières de formation avec un ou des stagiaires sur leur lieu de travail. Lire qu’est-ce qu’une AFEST ? sur le site de l’Anact.

diffuser

Diffuser

Votre document est prêt ! Vous pouvez le diffuser. Il apparaîtra dans l’espace de votre client.

doc accord comm

Accord de communication sur le partenariat

Document signé par l’organisme de formation et le client qui stipule que chaque partie peut communiquer publiquement sur la session.

L’OF pour dire qu’il a formé tel client, le client pour dire qu’il est satisfait de l’OF (tous les clients sont satisfaits non 🙂 ?)

doc attestation formation

Attestation de suivi de formation

Document attestant que le stagiaire a bien suivi la session.

Ce document est progressivement abandonné au profit du certificat de réalisation.

doc certificat realisation

Certificat de réalisation

Certificat de réalisation des actions de formation, bilans de compétences, actions VAE et actions de formation par apprentissage.

Ce certificat conduira à fluidifier les modalités de paiement à partir d’un document de référence simple et basé sur un principe de confiance.

Les dispensateurs de formation devront conserver tous les justificatifs de réalisation des actions et activités.

Source : https://travail-emploi.gouv.fr/actualites/l-actualite-du-ministere/article/formation-professionnelle

doc convention

Convention de formation professionnelle

Document contractuel entre le client et l’organisme de formation. Elle est obligatoire.

Elle est créée à partir d’un modèle que les responsables de formation peuvent personnaliser.

Elle doit être signée par un responsable de formation et par le représentant du client.

doc emargement

Feuilles d’émargement

Feuilles d’émargement.

  • une version avec les stagiaires marqués comme signant la feuille dans l’onglet stagiaire ;
  • une version avec tous les stagiaires inscrits ;
  • une version vierge

Prochainement il sera possible de créer des feuilles d’émargement par client.

doc eval formation

Évaluation de la formation

Évaluation à chaud de la session de formation (et du formateur) par les stagiaires.

Ce document n’existe, pour l’instant, qu’en version PDF à imprimer. Il est prévu d’en faire un formulaire dans OPAGA. En attendant vous pouvez utiliser les services de Framaforms ou directement dans votre plateforme pédagogique (Moodle par exemple) si vous en utilisez une.

doc proposition

Proposition de formation

Document rassemblant tous les éléments nécessaires pour informer correctement le public sur la session de formation proposée, le ou les formateurs impliqués (cf. indicateur 1 de Qualiopi).

Ce document est à envoyer à votre client avec le devis.

doc quiz connaissances

Évaluation des compétences acquises

Si vous avez défini un questionnaire sur les objectifs à atteindre vous pouvez ici en créer une version PDF à imprimer. Toutefois, ce questionnaire est déjà disponible dans OPAGA pour les stagiaires.

Ce document n’est à imprimer que dans les cas où vous n’avez pas de connexion à Internet pendant la session.

 

doc reglement interieur

Règlement intérieur

Tous les stagiaires doivent avoir lu et accepté le règlement intérieur avant le début de la session.

Sur cette ligne vous pouvez créer un PDF du règlement intérieur pour l’imprimer (deux exemplaires). Mais vous pouvez également transmettre le règlement par un autre biais, du moment que vous pouvez prouver que tous les stagiaires en ont bien pris connaissance. Les feuilles d’émargement proposent une case pour que les stagiaires puissent attester de cette prise de connaissance.

document

Document

Type de document à créer. Dans cette colonne vous trouverez également :

  • un lien de téléchargement sur le nom et sur une icône dédiée ;
  • s’il s’agit d’un brouillon ou d’un document diffusable ;
  • qui doit signer et qui a déjà signé ;
  • la date et l’heure de dernière création.

document date

Date de signature de ce document

Précisez une date de signature par votre responsable de formation pour ce document.

Si aucune date n’est précisée, la date du jour est utilisée.

final

Document final

Une fois que vous avez validé le brouillon, vous pouvez créer le document final.

Attention, certains documents nécessitent la validation par un responsable de formation : vous ne pourrez pas créer la version finale vous-même. Faites-en la demande dans la colonne suivante.

formation duree

Durée conseillée

Indiquez ici la durée que vous estimez raisonnable pour le suivi d’une session de cette formation.

Rien ne vous empêche par la suite de programmer des sessions plus longues ou plus courtes.

formation formateur

Formateur⋅trices

Sélectionnez dans votre équipé pédagogique les personnes animant habituellement cette formation. Utilisez la touche Ctrl pour sélectionner plusieurs noms.

Il sera toutefois possible de programmer une session animée par une personne non sélectionnée ici.

formation tarif

Tarif de base en inter-entreprise

Indiquez un tarif de base par heure et par stagiaire.

Ce tarif est indiqué dans le catalogue mais ne vous contraint aucunement. Vous pouvez programmer des sessions avec un tarif public différent. De même, vous négocierez un tarif avec vos clients qui sera peut-être encore différent (même au sein d’une même session).

inscrire stagiaires

Inscrire des stagiaires

Pour chaque client vous devez inscrire un ou plusieurs stagiaires.

option aide

Page aide en ligne

URL et titre pour la page spéciale présentant toute l’aide en ligne. Cette page sera alors accessible via home_url()/URL (soit l’URL de votre instance d’OPAGA suivi de l’URL précisée ici.

Attention : n’utilisez que des lettres non accentuées et des chiffres !

option annee1

Première année d’exercice géré par OPAGA

Ce champ est normalement rempli à la première activation d’OPAGA.

Il sert dans les pages spéciales du pilote et du BPF pour proposer une liste d’années d’exercice.

option bpf

Page BPF

URL et titre pour la page spéciale présentant le bilan pédagogique et financier. Cette page sera alors accessible via home_url()/URL (soit l’URL de votre instance d’OPAGA suivi de l’URL précisée ici.

Attention : n’utilisez que des lettres non accentuées et des chiffres !

option champ add date signature

Date différente pour un document à signer

Cette option active la possibilité de spécifier une date différente de la date du jour lors de la création de document à signer.

option champ add formateur marque

Les formateurs peuvent afficher leur marque

Dans un contexte de CAE (coopérative d’activités et d’emplois), les formateurs sont entrepreneurs de leur propre activité. Cette option leur permet de mettre en avant un nom commercial en plus de leur identité.

option champ add numero contrat

Numéro de contrat

Cette option ajoute un champ « numéro de contrat » dans la fiche client. Ce numéro est utilisé comme paramètre de tri dans la page spéciale du pilote de sessions.

option pilote

Page pilote de sessions

URL et titre pour la page spéciale présentant le pilote de sessions, la page qui liste toutes les sessions de l’année. Cette page sera alors accessible via home_url()/URL (soit l’URL de votre instance d’OPAGA suivi de l’URL précisée ici.

Attention : n’utilisez que des lettres non accentuées et des chiffres !

scan

Scan

Ce document vous est revenu signé par le client ou les stagiaires (feuilles d’émargement). Vous pouvez déposer ici une version scannée.

sessionformation acces session

Visibilité de la session sur le site

  • Publique : tous les visiteurs peuvent la voir sans être connecté
  • Sur invitation : session privée, seul les formateur⋅trices animant cette session et les responsables de formation peuvent la voir
  • Nécessite d’être connecté : session privée visible par toute personne ayant un compte sur la plateforme

sessionformation accessibilite

Accessibilité

Comment prenez-vous en compte les personnes souffrant de handicap ? Disposez-vous d’une salle équipée et accessible ?

Sinon, comment peuvent se manifester les stagiaires concernés en amont de la session ?

sessionformation formateur

Équipe pédagogique

Sélectionnez le, la ou les formateurs qui animent cette session.

Utilisez la touche Ctrl pour cliquer et sélectionner plusieurs noms.

sessionformation formation

Catalogue de formation

Choisissez soit :

  • une formation de votre catalogue, ainsi, toutes ses caractéristiques seront copiées dans cette session (vous pouvez les modifier dans l’onglet Formation) ;
  • une session unique si vous souhaitez animer une session très particulière ou sur un sujet que vous ne traiterez qu’une seule fois ; vous devez alors remplir tout l’onglet Formation.

sessionformation inscription delai

Modalités d’inscription et délai d’accès

Qui est l’interlocuteur des clients et stagiaires ? Comment se déroule la procédure entre le désir de suivre une formation et l’inscription ferme ? Prise de contact, entretien, etc.

Quels délais sont à prévoir ? Dans le cas d’un financement par un OPCO (prévoir au moins un mois) ? un financement sur fonds privés ?

sessionformation lieu

Lieu prédéfini

Vous avez la possibilité d’enregistrer le ou les lieux que vous utilisez habituellement.

Pour l’instant les lieux sont créés dans le backend.

sessionformation lieu adresse

Adresse du lieu

Adresse postale du lieu. De préférence qui permette de le trouver sans ambiguïté.

sessionformation lieu localisation

Localisation

Ce champ est libre et totalement facultatif. Vous pouvez ajouter des indications publiques sur comment accéder au lieu.

Par exemple, en insérant un code OpenStreetMap dans une balise iframe pour afficher une carte.

sessionformation lieu nom

Nom du lieu

Un nom pour le lieu.

sessionformation lieu ville

Ville

Il est important de préciser au moins la ville même si vous ne savez pas encore dans quel lieu se déroulera la session. Elle apparaîtra dans le titre de la session.

sessionformation materiel pedagogique

Matériel pédagogique

Indiquez le matériel utilisé et celui nécessaire pour chaque stagiaire.

Qui fournit le matériel ? Disposez-vous d’une salle équipée ? Avez-vous une batterie d’ordinateur que vous pouvez déployer chez le client ?

Par exemple, en présence vous aurez peut-être besoin d’un vidéo-projecteur et que chaque stagiaire soit muni d’un ordinateur.

De même, à distance, quels moyens techniques mettez-vous en œuvre ? Un logiciel de visio-conférence, une plateforme pédagogique, un pad, un partage de fichiers, etc.

sessionformation modalites evaluation

Modalités d’évaluation

Vous devez évaluer les compétences et motivations de vos stagiaires en amont de la session. Comment procédez-vous ? Questionnaire en ligne, auto-évaluation, entretien téléphonique, réunion, etc.

Vous pouvez utiliser le système de questionnaire d’OPAGA ou autre chose (un questionnaire réalisé avec Framaforms ou LimeSurvey par exemple).

sessionformation modalites pedagogiques

Modalités pédagogiques

Précisez votre méthode et vos techniques pédagogiques. Comment vous échangez avec vos stagiaires, qu’est-ce que vous leur demandez, la part de théorie et de pratique, comment se passe la pratique, etc.

Distinguez ce qui se passe en présence et à distance, si plusieurs modes sont possibles.

sessionformation nb heure estime decimal

Durée de la session

Durée en heures. Par défaut elle est calculée à partir des créneaux. Elle peut être fixée arbitrairement et outrepasser le total des créneaux.

sessionformation objectifs

Objectifs pédagogiques, opérationnels et évaluables

Indiquez ici les compétences à acquérir entrainant un changement dans les savoirs, les savoir-être et/ou les savoir-faire des stagiaires. Chaque objectif à évaluer est décomposé en trois parties.

  • Un verbe d’action qui décrit un comportement observable. Vous pouvez vous inspirer de la taxonomie de Bloom.
  • La ou les contraintes imposées (moyen, lieu, méthode) au stagiaire pour atteindre l’objectif.
  • Les critères de réussite qualitatifs ou quantitatifs, tels qu’un pourcentage d’erreur, une durée limitée.

Chaque objectif représente un but à atteindre, une acquisition de compétence. Il doit être suffisamment précis pour vous permettre de l’évaluer facilement, mais pas trop pour ne pas vous engager sur des objectifs intenables.

sessionformation objectifs pro

Objectifs professionnels

Objectifs généraux, qu’est-ce que cette formation va apporter aux stagiaires dans leur quotidien professionnel.

sessionformation organisation

Modalités d’organisation

Indiquez ici la part de présence et de distance.

Indiquez également la durée (même si elle est précisée par ailleurs) et comment se répartissent les heures de formation dans le temps (pas forcément des journées de 7h).

Indiquez aussi le degré de personnalisation du contenu pour les stagiaires.

sessionformation prerequis

Pré-requis

Indiquez précisément les compétences et/ou le niveau requis pour suivre cette formation. Si cette formation n’a pas de pré-requis, il faut tout de même l’indiquer.

C’est aussi une garantie pour le formateur que de préciser ce qui est indispensable avant l’entrée en formation des stagiaires.

sessionformation presentation

Présentation générale

Présentation commerciale de la formation. Elle est succincte mais on doit comprendre de qui il s’agit.

Pas de formalisme administratif, elle doit convaincre les clients de vous contacter.

sessionformation programme

Programme

Programme de votre parcours de formation.

Vous pouvez le découper en jours, en modules. Il faut que ce soit clair et précis.

Cependant, n’oubliez pas que le programme (comme le reste) vous engage, ne vous emballez pas trop !

sessionformation public cible

Public concerné

À quel type de public s’adresse cette formation. Évitez le « tout public » essayez d’être un peu précis, mais pas trop pour ne pas en restreindre l’accès inutilement.

sessionformation ressources

Ressources pédagogiques

Y a-t-il des supports pédagogiques, des ressources à utiliser pendant la session ?

Indiquez ici tout le contenu que vous transmettez et laissez à vos stagiaires an amont, pendant et en aval de la session.

sessionformation session unique titre

Intitulé de session unique

Si vous avez créé une session sans lien avec le catalogue vous devez lui donner un titre.

Si vous optez pour une formation du catalogue, vous pouvez en personnaliser le titre.

sessionformation specialite

Spécialité de formation

L’INSEE a créé une nomenclature ayant pour but de couvrir l’ensemble des formations professionnelles ou non, et de déterminer les domaines de formation.

Cette information est compilée dans le bilan pédagogique et financier (BPF, cadre F-4) à produire chaque année pour la Direccte. Vous devez choisir la spécialité la plus précise possible.

Les spécialités sont classées selon trois niveaux de précision :

  1. générales : 100, 200 et 300
  2. intermédiaires : elles reprennent les catégories générales en les déclinant (elles sont numérotées par des dizaines)
  3. spécifiques : déclinaisons plus précises des catégories intermédiaires

Appréciez le contenu de votre formation et trouvez la spécialité qui correspond le mieux. Si elle correspond à plusieurs spécialités, optez pour la catégorie englobante.

Si vous avez un doute échangez avec des responsables de formation.

sessionformation stagiaires max

Nombre maximum de stagiaires

Fixer un nombre maximum de stagiaires inscrits. Vous pourrez ainsi refuser les inscriptions surnuméraires.

Ce paramètre n’est pas bloquant et vous pouvez inscrire plus de stagiaires que le maximum fixé si vous le souhaitez.

sessionformation stagiaires min

Nombre minimum de stagiaires

Fixer un minimum de stagiaires inscrits à atteindre pour que la session ait lieu. Si ce nombre n’est pas atteint, vous pourrez justifier de son report ou de son annulation.

Ce paramètre n’est pas bloquant et vous pouvez maintenir une session pour laquelle ce nombre n’est pas atteint, si vous le souhaitez.

sessionformation tarif total chiffre

Tarif total par stagiaire

Il s’agit du tarif affiché publiquement pour une personne pour l’ensemble de la session. Le tarif appliqué à chaque client peut varier et sera le fruit d’une négociation.

Il sera donc possible de facturer un tarif inférieur, plus difficilement un tarif supérieur.

sessionstagiaire attentes

Attentes et motivations du stagiaire

Le ou la stagiaire doit rédiger ses attentes, ses motivations, ses besoins.

C’est un champ libre, pas de formalisme attendu.

Le formateur ou responsable de formation peut également rédiger cette partie suite à un entretien avec le stagiaire.

sessionstagiaire emarge

Le stagiaire signe la feuille d’émargement

En général cette case doit rester cochée.

Il peut arriver que la demande de prise en charge auprès d’un OPCO précise les noms des stagiaires suivant la formation. Ne doivent alors figurer sur la feuille d’émargement que ces noms-ci.

Cependant il est conseillé d’avoir une autre feuille d’émargement avec les noms et signatures de tous les stagiaires réellement présents (pour avoir une preuve que telle personne était bien présente en formation ce jour-là en cas de problème éventuel).

Si cette case est cochée le stagiaire apparaît sur les deux feuilles d’émargement. Sinon, seulement sur la seconde.

sessionstagiaire entreprise fonction

Fonction du stagiaire

Certains modèles d’attestation peuvent indiquer la fonction du stagiaire chez le client.

Cette information est facultative.

sessionstagiaire nb heure estime decimal

Durée estimée

Lors d’une session entièrement en présence, il est facile de compter le nombre d’heures. Mais lorsque la session intègre des modules à distance il faut estimer le temps passé par chaque stagiaire.

Cette valeur outre-passe le temps calculé à partir des créneaux cochés.

sessionstagiaire statut stagiaire

Type de stagiaire

Information nécessaire pour le bilan pédagogique et financier (BPF, cadre F – 1). Explications détaillées dans la notice 50199 (page 2).

Les stagiaires sont classés en cinq catégories. Important : ces catégories n’ont pas forcément de lien avec le financement de la session de formation !

  • salariés d’employeurs privés hors apprentis (financés par l’entreprise ou un OPCO)
  • apprentis (y compris dans le public)
  • demandeurs d’emploi
  • particuliers à titre individuel et à leurs frais
  • autres (tout ce qui n’entre pas dans les autres catégories : agents du public, dirigeants non-salariés, bénévoles, etc.)

signature responsable

Signature du responble

Demandez la signature de ce document par votre responsable de formation qui en produira la version finale (le brouillon permet de vérifier rapidement que tout est bien rempli).

supprimer

Supprimer

Supprimez le document. Attention, vous perdez les apports éventuels (signature, scan).

tab clients

Gestion des clients

Avant de pouvoir inscrire des stagiaires vous devez créer au moins un client.

Le client est l’entité juridique avec qui vous contractualisez. C’est au niveau du client que vous précisez les éléments financiers.

Le stagiaire est la personne physique qui suit votre formation.

Pour une session intra-entreprise vous définissez un seul client et y inscrivez tous les stagiaires.

Pour une session inter-entreprise vous définissez autant de clients que vous avez de contrats. Les clients peuvent avoir un ou plusieurs stagiaires.

Si vous êtes sous-traitant pour un autre organisme de formation votre client sera cet organisme et la source de financement sera « contrats conclus avec d’autres organismes de formation ». Dans ce cas-là vous aurez moins d’informations à saisir.

tab dates

Dates et créneaux

Définissez ici les dates de la session. Précisez pour chacune les créneaux horaires.

Exception : si cette session est entièrement organisée par un autre OF (vous êtes donc sous-traitant), vous n’êtes pas obligés de préciser les créneaux.

Astuce : si les créneaux sont identiques pour chaque journée, définissez la première journée puis utilisez les boutons Copie +1j et Copie +7j pour dupliquer les journées.

tab eval

Évaluations de compétences

Plusieurs questionnaires pour évaluer les compétences. Il n’y a pas de règles précises sur ces évaluations mais vous êtes tenu :

en amont de la session

  • d’évaluer les besoins de vos clients (Qualiopi indicateur 4) ;
  • de définir les objectifs opérationnels et évaluables (analyse, indicateurs de suivi) (Qualiopi indicateur 5) ;
  • d’adapter la prestation, l’accompagnement et le suivi (Qualiopi indicateur 10).

et en aval

  • d’évaluer l’atteinte des objectifs (Qualiopi indicateur 11).

tab formation

Décrire la session

Dans cet onglet se trouvent un certain nombre d’informations sur la session à communiquer obligatoire à vos clients (Qualiopi indicateur 1). Vous devez vous assurer qu’il ne manque rien !

Ces informations sont automatiquement reprises dans le document « Proposition de formation » à communiquer au client.

  • Si vous avez programmé une session à partir d’une formation du catalogue vous n’aurez sans doute rien à remplir ici.
  • En revanche, si vous avez programmé une session unique sans lien avec le catalogue, vous devez tout remplir !
  • Enfin, vous pouvez également adapter certaines informations s’il s’agit d’une session sur-mesure, ou pour préciser certaines modalités (en salle ou à distance par exemple).

Ne soyez pas avare d’informations !

tab lieu

Lieu de la session

Choisissez un lieu habituel que vous aurez prédéfini ou un lieu occasionnel dont vous précisez les coordonnées ici.

Définir un lieu récurrent dans le backend.

Prochainement il sera possible de définir des lieux virtuels pour la formation à distance.

utilisateur ajout compte

Ajoutez des comptes

Vous pouvez ici créer des comptes de formateur⋅trices et de responsables de formation.

Le bouton + vous permet d’ajouter des lignes pour créer plusieurs comptes en une fois. Toutes les lignes n’ont pas à être remplie.

Remplissez tous les champs et validez via le bouton Ajouter.

utilisateur cv

CV

Publier votre CV est obligatoire. Vous avez le choix de le déposer ici au format PDF ou d’indiquer un lien vers une version en ligne (sur votre site Web par exemple).

Si les deux informations sont renseignées c’est le lien qui est utilisé (susceptible d’être mis à jour plus régulièrement) et non le PDF local.

Attention, un lien vers votre profil LinkedIn ne sera visible que par les abonnés à ce service. Vous devez fournir un CV public !

utilisateur marque

Marque

Dans un contexte de CAE (coopérative d’activités et d’emploi), les coopérateurs peuvent avoir leur propre marque, différente du nom de la coopérative.

Vous pouvez faire apparaître cette marque dans vos documents.

utilisateur photo

Photo

Vous pouvez déposer ici une photo. Ce n’est absolument pas obligatoire !

utilisateur presentation

Présentation

Présentez-vous succinctement. Indiquez notamment des éléments d’expérience qui montrent que vous connaissez votre sujet de formation.

utilisateur profil

Informations sur les formateur⋅trices

Dans le cadre de l’indicateur 1 de Qualiopi vous devez informer vos clients sur les prestations proposées. Cela passe, entre-autres, par l’information sur les intervenants.

Les informations saisies dans cet onglet seront reprises dans le document de proposition de formation envoyé au client avec le devis.

utilisateur realisations

Réalisations

Champ totalement libre et non obligatoire. Mettez ici des choses que vous souhaitez montrer au public.

utilisateur veille

Veille sur la formation professionnelle

En tant que formateur vous devez effectuer une veille dans trois domaines :

  • une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle
  • une veille sur les compétences, les métiers et les emplois de vos secteurs d’intervention
  • une veille pédagogique et technologique permettant une évolution de vos prestations

Utilisez cet onglet comme un bloc-notes pour mentionner vos sources, les événements auxquels vous participez et prendre des notes sur des éléments qui vous semblent importants.

Cela permettra de prouver que votre organisme de formation respecte bien les indicateurs 23, 24 et 25 de Qualiopi.